Het Andalus Taleninstituut is een onderwijsinstelling die voornamelijk taal- en inburgeringscursussen aanbiedt aan nieuwkomers in Nederland. Het Andalus Taleninstituut registreert de gegevens van haar cliënten (cursisten) en medewerkers om de uitvoering van de lessen en bijkomende activiteiten mogelijk te maken en te faciliteren. In dit privacyreglement leest u op welke manier en waarom het Andalus Taleninstituut persoonsgegevens verwerkt. Ter aanvulling op dit privacyreglement dient u het AVG-beleid van het Analus Taleninstituut te raadplagen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

• Cursist: individu die ingeschreven staat bij Andalus Taleninstituut voor het volgen van een cursus. Cursisten die zich hebben uitgeschreven of de cursus hebben afgerond en niet meer aan het Andalus Taleninstituut studeren vallen hier ook onder.
• Medewerker: elk individu die voor het Andalus Taleninstituut werkt dan wel in dienstverband, op freelance basis of vrijwillig.
• DUO: Dienst uitvoering onderwijs.
• Verwerken van informatie en persoonsgegevens: het raadplegen, verzamelen, aanvullen, verwijderen, aanpassen en delen van gegevens.
• AVG: Algemene verordening gegevensbescherming.
• Betrokkene: Individu of instantie die een contract aangaat.
• FG: Functionaris voor de gegevensbescherming. De medewerker binnen het Andalus Taleninstituut die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze persoon draagt de verantwoordelijkheid voor het beheren van de persoonsgegevens.
• Derden: De instanties en individuen die niet werkzaam zijn bij het Andalus Taleninstituut.

Artikel 2. De verantwoordelijke

De directie van het Andalus Taleninstituut, met name de FG, is verantwoordelijk voor de implementatie en naleving van het privacyreglement en de AVG.

Artikel 3. Doel van de registratie

Het doel van de registratie is het verkrijgen van alle gegevens die nodig zijn om de doeleinden van een taal- en inburgeringsschool met Blik op Werk Keurmerk te verwezenlijken. Het gebruik en de verwerking van deze persoonsgegevens zal verlopen zoals beschreven in dit reglement. Slechts de gegevens die noodzakelijk zijn zullen geregistreerd worden. Deze gegevens zullen slechts gebruikt worden ten bate van het beschreven doel.

De volgende doelen en situaties kunnen het verwerken van persoonsgegevens vereisen:

• Aanmelding voor en beëindiging van een cursus.
• Aanmelden van cursisten bij DUO.
• Facturatie.
• Intake, toetsing.
• Deelname aan tevredenheidsonderzoeken.
• Verwerking van resultaten en voortgang.
• Het verkrijgen van de nodige certificaten.
• Het verwerken en afhandelen van klachten.
• Andere doelen mits de cursist vooraf expliciet toestemming geeft.

Artikel 4. Strekking van het reglement

• Dit reglement is van kracht op alle verwerkte persoonsgegevens door het Andalus Taleninstituut (zowel automatisch als handmatig verwerkt).
• Dit reglement is van kracht op alle cursisten. Het Andalus Taleninstituut maakt hierbij geen onderscheid tussen cursisten die zichzelf hebben aangemeld en cursisten die naar haar zijn doorverwezen door derde instanties.
• Dit reglement is van toepassing op zowel huidige als voormalige cursisten.

Artikel 5. Beveiliging

Het Andalus Taleninstituut doet er alles aan om de gegevens van cursisten alleen toegankelijk te houden voor bevoegde en relevante personen. De nodige maatregelen zullen genomen worden om verlies of diefstal van de gegevens te voorkomen.

• Papieren en dossiers worden in ruimtes die op slot gedaan worden bewaard.
• Digitale gegevens worden bewaard op een goed beveiligde server.
• Computers van medewerkers die toegang hebben tot deze server zijn beveiligd met een wachtwoord.
• Medewerkers van het Andalus Taleninstituut hebben een geheimhoudingsplicht en zijn op de hoogte van het Privacyreglement en AVG-beleid.
• Alle bovengenoemde opslagplaatsen van gegevens zijn slechts toegankelijk voor de bevoegde medewerkers. Alleen deze medewerkers zullen over wachtwoorden en sleutels beschikken.

Artikel 6. Soorten gegevens en toestemming

1. De nader gespecificeerde gegevens worden verkregen bij het intakegesprek en waar mogelijk opgevraagd bij derde instanties. Hiernaast worden ook gedurende de opleiding de voortgang en evaluaties verwerkt.

De volgende gegevens worden verzameld:

• NAW Gegevens.
• Geslacht.
• Telefoonnummer en e-mailadres.
• Burgerservicenummer (BSN).
• Contact gegevens van derde instanties en contact persoon.
• Persoonlijke gegevens relevant voor het bepalen van het opleidingsniveau en profiel van de cursist.
• Persoonlijke gegevens omtrent voorkeuren en ambities omwille van het juist adviseren van de cursist en het wegwijs maken in Nederland.
• Persoonlijke gegevens omtrent privéomstandigheden die mogelijk relevant zijn voor het onderwijs van de cursist.
• Voor het onderwijs en dienstverlening van het Andalus Taleninstituut relevante medische gegevens van de cursist.

2. Alle bovengenoemde gegevens worden verkregen en opgeslagen met expliciete toestemming van de cursist. Indien het nodig is dat gegevens worden gedeeld met derde instanties, gebeurt dit slechts na toestemming van de cursist.

3. Alle wijzigingen die betrekking hebben op het verwerken en delen van persoonsgegevens dienen goedgekeurd te worden door de cursist.

4. De cursist heeft recht op inzage in de opgeslagen persoonsgegevens en kan een verzoek tot inzage doen door een email te schrijven naar avg@andalus.nl.

5. Indien de cursist de persoonsgegevens wil aanvullen of corrigeren kan zij een schriftelijk verzoek daartoe indienen. Als de redenen voor het aanpassen gegrond worden verklaard, worden de gegevens zo spoedig mogelijk aangepast.

Artikel 7. Bewaartermijn persoonsgegevens

Alle opgeslagen persoonsgegevens worden maximaal 2 jaar bewaard na het beëindigen van de cursus tenzij er expliciete toestemming is gegeven door de cursist om deze langer te bewaren. In uitzonderlijke gevallen worden bepaalde gegevens langer bewaard om te kunnen voldoen aan (wettelijke) inspectie plichten.

Artikel 8. Toegang tot de persoonsgegevens

Alle personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. De volgende personen hebben de bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken:

• De medewerkers van het Andalus Taleninstituut waaronder de FG.

Artikel 9. Verstrekking van informatie aan derden

Indien vereist, kan informatie gedeeld worden met derde instanties. Slechts de relevante informatie wordt gedeeld. Indien relevant worden deze derde partijen op de hoogte gesteld van de voorwaarden en beperkingen voor het verwerken van persoonsgegevens door het Andalus Taleninstituut.

Met de volgende instanties kan indien noodzakelijk voor de uitvoering van werkzaamheden informatie gedeeld worden:

• De wetgever.
• Opdrachtgevers en verwijzende instanties.
• Instanties die informatie nodig hebben voor het verstrekken van certificaten en keurmerken.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van klachten en geschillen.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van vorderingen.
• Andere relevante Instanties na toestemming van de cursist.

Artikel 10. Bekendmaking van dit reglement

Het Andalus Taleninstituut stelt werknemers en cursisten op de hoogte van het bestaan en vindplaats van dit reglement.

• Cursisten worden geattendeerd op het bestaan, vindplaats en inhoud van dit reglement alvorens het ondertekenen van een cursuscontract bij het Andalus Taleninstituut. Het reglement is op de locatie van het Andalus Taleninstituut in hardkopie beschikbaar. Het reglement is digitaal te raadplegen via www.andalus.nl.
• Alle medewerkers, zowel in dienst bij het Andalus Taleninstituut als externen die ingehuurd worden, worden op de hoogte gesteld van dit reglement. Ook krijgen zij dit reglement op schrift uitgereikt. Dit gebeurt alvorens werkzaamheden van betreffende medewerkers waarbij zij mogelijkerwijs in aanraking komen met de persoonsgegevens van cursisten verricht worden.

Artikel 11. Titel

Dit reglement kan worden aangehaald als het Privacyreglement van het Andalus Taleninstituut.