Het Andalus Taleninstituut is een instituut die taallessen en inburgeringscursussen verzorgt. Het Andalus Taleninstituut registreert de gegevens van haar cursisten en medewerkers om de uitvoering van de lessen en bijkomende activiteiten mogelijk te maken en te faciliteren. In dit privacy reglement leest u op welke manier en waarom wij persoonsgegevens verwerken. Als aanvulling op het privacyreglement dient u ons AVG beleid te raadplegen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

• Cursist: individu die ingeschreven staat bij Andalus Taleninstituut voor het volgen van een cursus. Cursisten die zich reeds hebben uitgeschreven of de cursus hebben afgerond vallen hier ook onder.
• Medewerker: elk individu die voor het Andalus Taleninstituut werkt dan wel in dienstverband, op freelance basis of vrijwillig.
• DUO: Dienst uitvoering onderwijs
• Verwerken van informatie en persoonsgegevens: het raadplegen, verzamelen, aanvullen, verwijderen, aanpassen en delen van gegevens.
• AVG: Algemene verordening gegevensbescherming.
• Betrokkene: De individuen of instanties die een contract aangaan.
• FG: Functionaris voor de gegevensbescherming. De medewerker binnen het Andalus Taleninstituut die toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze persoon draagt de verantwoordelijkheid voor het beheren van de persoonsgegevens.
• Derden: De instanties en individuen die niet werkzaam zijn bij het Andalus Taleninstituut.

Artikel 2. De verantwoordelijke

De directie van het Andalus Taleninstituut is verantwoordelijk voor de implementatie en naleving van de AVG.

Artikel 3. Doel van de registratie

Het doel van de registratie is het verkrijgen van alle gegevens die nodig zijn om de doeleinden van een taal- en inburgeringsschool te verwezenlijken. Het gebruik en de verwerking van deze persoonsgegevens zal dan ook verlopen zoals beschreven in dit reglement. Slechts de gegevens die noodzakelijk zijn zullen geregistreerd worden en zullen alleen gebruikt worden ten bate van het beschreven doel.

De volgende doelen en situaties kunnen het verwerken van persoonsgegevens vereisen:

• Aanmelding voor en beëindiging van een cursus,
• Intake en toetsing,
• Deelname aan tevredenheidsonderzoeken,
• Verwerking van resultaten en voortgang,
• Het verkrijgen van de nodige certificaten,
• Het verwerken en afhandelen van klachten,
• Andere doelen mits de cursist vooraf expliciet toestemming geeft.

Artikel 4. Strekking van het reglement

• Dit reglement is van kracht op alle verwerkte persoonsgegevens door het Andalus Taleninstituut (zowel automatisch als handmatig verwerkt).
• Dit reglement is van kracht op alle cursisten. Het Andalus Taleninstituut maakt hierbij geen onderscheid tussen de cursisten die zichzelf hebben aangemeld en de cursisten die naar ons zijn doorverwezen door 3de instanties.
• Dit reglement is van toepassing op zowel huidige als voormalige cursisten.

Artikel 5. Beveiliging

Het Andalus Taleninstituut doet er alles aan om de gegevens van cursisten alleen toegankelijk te houden voor bevoegde en relevante personen. De nodige maatregelen zullen genomen worden om verlies of diefstal van de gegevens te voorkomen.

• Papieren en dossiers worden in kasten bewaard die op slot gedaan worden.
• Digitale gegevens worden bewaard op een goed beveiligde server.
• Computers van medewerkers die toegang hebben tot deze server zijn beveiligd met een wachtwoord.
• Alle bovengenoemde opslagplaatsen van gegevens zijn slechts toegankelijk voor de bevoegde medewerkers. Alleen deze medewerkers zullen over wachtwoorden en sleutels beschikken.

Artikel 6. Soorten gegevens en toestemming

1.De nader gespecificeerde gegevens worden verkregen bij het intake gesprek en waar mogelijk opgevraagd bij derde instanties. Hiernaast worden ook gedurende de opleiding de voortgang en evaluaties verwerkt.

De volgende gegevens worden verzameld:

• NAW Gegevens
• Geslacht
• Telefoonnummer en emailadres
• Bankrekeningnummer
• Burgerservicenummer (BSN)
• Contact gegevens van derde instanties en contact persoon.
• Persoonlijke gegevens relevant voor het bepalen van het Niveau (land van herkomst, opleiding etc.)
• Relevante medische gegevens

2.Alle bovengenoemde gegevens worden verkregen en opgeslagen met expliciete toestemming van de cursist. Indien het nodig is dat gegevens worden gedeeld met derde instanties die relevant zijn voor de cursus, gebeurt dit slechts na toestemming van de cursist.

3.Alle wijzigingen die betrekking hebben op het verwerken en delen van persoonsgegevens dienen goedgekeurd te worden door de cursist.

4. De cursist heeft recht op inzage in de opgeslagen persoonsgegevens en kan een verzoek tot inzage door een email te schrijven naar avg@andalus.nl.

5. Indien de cursist de persoonsgegevens wil aanvullen of corrigeren kan zij een schriftelijk verzoek daartoe indienen. Als de redenen voor het aanpassen gegrond worden verklaard, worden de gegevens zo spoedig mogelijk aangepast.

Artikel 7. Bewaartermijn persoonsgegevens

Alle opgeslagen persoonsgegevens worden maximaal 3 jaar bewaard na het beëindigen van de cursus tenzij er expliciete toestemming is gegeven door de cursist om deze langer te bewaren.

Artikel 8. Toegang tot de persoonsgegevens

Alle personen die bevoegd zijn om persoonsgegevens te verwerken zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. De volgende personen hebben de bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken:

• De medewerkers van het Andalus Taleninstituut waaronder de FG.

Artikel 9. Verstrekking van informatie aan derden

Indien nodig, kan informatie gedeeld worden met derde instanties*. Deze derde partijen worden door het Andalus Taleninstituut op de hoogte gesteld van de voorwaarden en beperkingen voor het verwerken van persoonsgegevens.

Met de volgende instanties kan indien noodzakelijk voor de uitvoering van werkzaamheden informatie gedeeld worden:

• De wetgever.
• Opdrachtgevers en verwijzende instanties.
• Instanties die informatie nodig hebben voor het verstrekken van certificaten en keurmerken.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van klachten en geschillen.
• Instanties die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van vorderingen.
• Andere relevante Instanties na toestemming van de cursist.

*Slechts de informatie die relevant is zal met deze instanties gedeeld worden.

Artikel 10. Bekendmaking van dit reglement

Het Andalus Taleninstituut stelt werknemers en cursisten op de hoogte van het bestaan en vindplaats van dit reglement.

• Cursisten worden geattendeerd op het bestaan, vindplaats en inhoud van dit reglement alvorens het ondertekenen van een contract bij het Andalus Taleninstituut. Het reglement is op de locatie van het Andalus Taleninstituut in hardkopie beschikbaar. Het reglement is digitaal te raadplegen via www.andalus.nl.
• Alle medewerkers, zowel in dienst bij het Andalus Taleninstituut als externen, worden in een briefing op de hoogte gesteld over dit reglement. Ook krijgen zij dit reglement op schrift uitgereikt. Dit gebeurt alvorens werkzaamheden de medewerkers werkzaamheden verricht waarbij zij mogelijkerwijs in aanraking komen met de persoonsgegevens van cursisten.

Artikel 11. Titel

Dit reglement kan worden aangehaald als het Privacyreglement van het Andalus Taleninstituut.